9 bước cơ bản để lập kế hoạch kinh doanh cho người mới bắt đầu

Bắt đầu kinh doanh chưa bao giờ dễ như bây giờ, nhưng cũng chưa bao giờ dễ… thất bại nhanh như hiện tại. Mình gặp nhiều bạn háo hức bước vào con đường kinh doanh, lấy vốn tích góp đi nhập hàng, triển khai vài bài đăng, chạy chút quảng cáo rồi ngỡ ngàng: “Ủa, sao không ai mua?”. Bạn không sai. Vấn đề không nằm ở việc bạn không cố gắng, mà ở chỗ bạn chưa kịp chuẩn bị đủ nền tảng.

Làm kinh doanh giống như xây một ngôi nhà. Bạn không thể đặt mái trước khi có móng, không thể trang trí phòng khách khi nền chưa khô. Một bản kế hoạch kinh doanh bài bản giúp bạn biết mình đang làm gì, vì sao làm, cần chuẩn bị gì và sẽ tiến từng bước ra sao. Không phải để màu mè, mà để giảm rủi ro ngay từ ngày đầu.

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ 9 bước cơ bản để lập kế hoạch kinh doanh cho người mới bắt đầu, giúp bạn tránh bối rối, tránh phí tiền, tránh đi lòng vòng. Và quan trọng là bạn thật sự hiểu mình đang bước vào cuộc chơi như thế nào.

>> Xem thêm: Cách bán hàng online hiệu quả và công thức content giúp thu hút khách hàng

1. Xác định rõ mục tiêu kinh doanh

1.1 Tại sao cần mục tiêu rõ ràng?

Mục tiêu là ngọn hải đăng. Khi bạn xác định rõ mục tiêu, mọi quyết định từ chọn sản phẩm, ngân sách marketing đến kênh bán để có tiêu chí để so sánh. Thiếu mục tiêu, bạn dễ rải nguồn lực lung tung, “thử” đủ thứ rồi cháy túi.

Xác định mục tiêu kinh doanh để lập các tiêu chí đánh giá trực quan hơn. Ảnh: st

1.2 Phân loại mục tiêu

- Mục tiêu tài chính ngắn hạn: doanh thu/tháng, số đơn/ngày, lợi nhuận gộp. (Ví dụ: đạt 100 triệu doanh thu sau 6 tháng).

- Mục tiêu tài chính dài hạn: doanh thu/năm, lợi nhuận ròng, thị phần.

- Mục tiêu phi tài chính: xây dựng thương hiệu, quy mô khách hàng trung thành, số lượng đánh giá 5 sao, mức độ nhận diện trên nền tảng…

- Mục tiêu vận hành: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỉ lệ hoàn trả, thời gian xử lý đơn.

1.3 Đặt mục tiêu theo mô hình SMART

SMART là một nhóm các tiêu chí để xây dựng mục tiêu, mà mỗi chữ cái đầu trong mô hình là chữ viết tắt và đại diện cho 1 tiêu chí:

S - Specific (Cụ thể)

M - Measurable (Đo lường được)

A - Achievable (Khả thi)

R - Relevant (Liên quan)

T - Time-bound (Có thời hạn).

Mô hình SMART. Ảnh: st

Ví dụ:

- Không nên đặt mục tiêu: “Mình muốn bán nhiều” vì quá mơ hồ.

- Nên đặt mục tiêu: “Trong 3 tháng đầu, đạt 500 đơn với doanh thu 150 triệu, tỉ lệ hoàn trả < 3%.” đây là mục tiêu cụ thể và có thể đo lường.

1.4 Lời khuyên thực tế

- Đặt mục tiêu nhỏ, thực tế ở giai đoạn đầu. Nhỏ để dễ đạt, dễ tối ưu.

- Viết mục tiêu ra giấy/Notion/Google Sheet và review hàng tuần.

- Chia mục tiêu lớn thành milestones (cột mốc) để theo dõi tiến triển.

 

2. Nghiên cứu thị trường và hiểu khách hàng

2.1 Vì sao nghiên cứu thị trường quan trọng?

Bạn có thể nghĩ mình “biết” khách, nhưng thực tế nhiều người bán nhầm tệp, nhầm nhu cầu, hoặc không hiểu thói quen mua sắm. Nghiên cứu giúp bạn đánh giá quy mô nhu cầu, định giá hợp lý và chọn kênh tiếp cận đúng.

Nghiên cứu thị trường và tìm hiểu hành vi của đối tượng khách hàng muốn nhắm đến.  Ảnh: st

2.2 Các bước nghiên cứu thị trường cơ bản

-  Bước 1: Xác định thị trường mục tiêu (market segmentation)

Phân chia theo nhân khẩu học (tuổi, giới tính, thu nhập), tâm lý (sở thích, thói quen), địa lý, hành vi mua hàng. Ví dụ: bạn bán đồ chăm sóc da có thể nhắm nhóm nữ 18 - 30 tuổi, sống tại thành phố, thu nhập trung bình, quan tâm tới mỹ phẩm thiên nhiên.

- Bước 2: Phân tích nhu cầu và vấn đề (pain points)

Khảo sát 5 - 10 người trong tệp mục tiêu. Câu hỏi chủ đạo: họ đang gặp khó gì, đã dùng sản phẩm nào, họ sẵn sàng chi bao nhiêu, điểm khiến họ thất vọng ở sản phẩm hiện tại.

- Bước 3: Phân tích đối thủ cạnh tranh

Tìm 5 đối thủ chính của mình và nghiên cứu xem họ bán gì, mức giá, điểm mạnh/điểm yếu, chiến lược marketing, điểm nhận diện thương hiệu. Ghi chú: đừng chỉ theo dõi kênh bán, mà theo dõi cả comment, feedback, và điểm đau của khách đối thủ.

- Bước 4: Kiểm tra thị trường (market validation)

Chạy landing page nhỏ, quảng cáo test 100 - 200k, hoặc bán thử 20 - 30 đơn để xem phản ứng. Nếu mua được đơn ở tệp target với CPA chấp nhận được, đó là dấu hiệu khả thi.

- Bước 5: Tổng hợp và quyết định

Từ dữ liệu thu thập, bạn sẽ biết: nên tiếp tục, pivot (đổi sản phẩm/tệp), hay dừng.

2.3 Công cụ và kỹ thuật

- Miễn phí: Google Forms (khảo sát), Google Trends (xu hướng), Facebook Audience Insights, nghiên cứu hashtag trên TikTok/Instagram.

- Trả phí: Công cụ phân tích thị trường, báo cáo ngành (nếu cần độ sâu).

- Kỹ thuật: Khảo sát sâu, A/B test quảng cáo, test sản phẩm với nhóm nhỏ.

2.4. Ví dụ minh họa

- Bạn muốn bán phụ kiện điện thoại:

- Phân khúc: Gen Z & Millennials, thích phụ kiện cá tính giá 20k - 100k.

- Nhu cầu: muốn case độc, chống sốc, có thể sạc không dây.

- Đối thủ: các shop local, shop xách tay. Điểm yếu: giao hàng chậm, ảnh sản phẩm chất lượng thấp.

- Hành động: tập trung vào ảnh lifestyle chất lượng cao, giao hàng 24h, chính sách đổi trả 7 ngày, đây sẽ là USP ban đầu.

 

3. Lựa chọn sản phẩm phù hợp

3.1 Tiêu chí chọn sản phẩm cho người mới

- Dễ nhập/đặt hàng: không rủi ro quá nhiều trong chuỗi cung ứng.

- Chi phí vốn thấp/moderate: giảm áp lực tài chính giai đoạn đầu.

- Tốc độ xoay vòng hàng nhanh: tránh vốn bị đóng trong tồn kho.

- Khả năng biên lợi nhuận hợp lý: ít nhất 30 - 50% biên gộp là an toàn cho cá nhân/tiệm nhỏ.

- Khả năng phân biệt (differentiation): sản phẩm có thể cá nhân hóa, đóng gói đẹp, hoặc gắn kèm dịch vụ.

3.2 Sản phẩm theo trend và bền vững

- Trend (mốt): bán nhanh, lợi nhuận ngắn hạn cao, nhưng rủi ro tồn kho lớn khi trend qua.

- Bền vững: sản phẩm có nhu cầu liên tục, thị trường ổn định; tốc độ tăng trưởng chậm hơn nhưng bền.

- Lời khuyên: Giai đoạn đầu, mix cả hai: 70% sản phẩm bền vững, 30% hàng trend để test và tạo cashflow.

Lựa chọn sản phẩm phù hợp để kinh doanh. Ảnh: Penci AI - Tạo ảnh từ văn bản

3.3 Cách test sản phẩm nhỏ gọn

- Pre-order: mở đơn trước khi nhập hàng để kiểm chứng nhu cầu.

- Dropship/test order: đặt 5 - 10 mẫu để kiểm tra chất lượng và phản hồi.

- Mẫu dùng thử/mini-batch: nhập lô nhỏ 20 - 50 chiếc, đăng bán và đo lường, rồi quyết định nhập lớn.

3.4 Đánh giá nguồn hàng

- Kiểm tra mẫu vật thực tế (sample).

- Yêu cầu giấy tờ nếu là hàng điện tử hoặc thực phẩm.

- Thương lượng điều kiện đổi trả, MOQ (minimum order quantity), thời gian giao hàng.

3.5 Ví dụ minh họa

- Bạn bán thời trang nữ:

- Chọn 5 mẫu “best-seller” thử trong 1 tháng.

- Nhập mỗi mẫu 20 cái.

- Chạy ads test với creative khác nhau.

- Nếu tỉ lệ bán > 50% trong 2 tuần, nhập tiếp; nếu không thì pivot.

 

4. Chuẩn bị tài chính và quản lý dòng tiền

4.1 Xác định chi phí khởi đầu

- Chi phí hàng hóa (COGS): vốn nhập hàng ban đầu.

- Chi phí marketing: chụp ảnh, quảng cáo, chi phí chạy thử.

- Chi phí vận hành: đóng gói, vận chuyển, phí nền tảng.

- Chi phí công cụ: phần mềm quản lý, hosting, domain, công cụ thiết kế.

- Chi phí pháp lý/giấy tờ: nếu cần đăng ký kinh doanh, hóa đơn.

Tổng hợp và lập bảng dự toán ít nhất 3 tháng.

4.2 Quản lý dòng tiền (Cashflow)

- Dòng tiền vào: doanh thu từ bán hàng.

- Dòng tiền ra: nhập hàng, trả phí vận hành, trả tiền quảng cáo.

- Luôn tạo buffer (dự phòng) 20 - 30% cho các chi phí bất ngờ. Với người mới, tối thiểu nên có quỹ dự phòng chi phí hoạt động 1 - 2 tháng.

Quản lý dòng tiền để đảm bảo tài chính ổn định. Ảnh: Penci AI - Tạo ảnh từ mô tả tiếng Việt

4.3 Định giá sản phẩm

- Phải tính đủ: COGS + chi phí vận hành theo đơn + chi phí marketing theo đơn + mong muốn lợi nhuận.

- Công thức đơn giản:

Giá bán = (COGS + Chi phí theo đơn + Lợi nhuận mong muốn) / (1 - thuế/phí nền tảng tỷ lệ)

- Đừng quên cân nhắc mức giá đối thủ và sức trả của khách.

4.4 Tối ưu chi phí

- Mua số lượng nhỏ để test, sau đó nego giá sỉ.

- Dùng ảnh để cho khách hàng tham khảo mẫu và template để giảm chi phí thiết kế.

- Tối ưu quảng cáo: test creative trước, scale khi hiệu quả.

4.5 Công cụ quản lý tài chính

- Miễn phí: Google Sheet, Excel.

- Trả phí: phần mềm kế toán online, các nền tảng quản lý bán hàng tích hợp (đối với scale).

- Ghi chép sổ sách ngay từ đầu để sau này dễ kiểm toán, quyết toán.

4.6 Ví dụ chi tiết

Giả sử nhập 100 sản phẩm, COGS/chiếc = 50k, chi phí marketing dự tính 2 triệu/tháng, vận hành 1 triệu, mong muốn lợi nhuận 30%:

- Tổng COGS = 5,000,000đ

- Tổng chi phí cố định trong tháng = 3,000,000

- Nếu kỳ vọng bán 100 chiếc trong 1 tháng 

=> chi phí theo đơn = 3,000,000 / 100 = 30,000

- Giá trước lợi nhuận = 50k + 30k = 80k

- Giá bán mong muốn có lợi nhuận 30% => Giá bán ≈ 114k (xấp xỉ).

Bạn kiểm tra sức mua ở mức giá này; nếu thấp, cân nhắc giảm chi phí hoặc thay đổi mô hình.

 

5. Xây dựng hình ảnh, nội dung, bộ thương hiệu cơ bản

5.1 Tại sao thương hiệu quan trọng ngay từ đầu?

Thương hiệu làm tăng niềm tin. Với shop nhỏ, thương hiệu thể hiện qua: tên, logo, bộ màu, cách viết caption, cách trả lời khách, hình ảnh sản phẩm. Một bộ nhận diện đơn giản nhưng đồng bộ làm khách thấy bạn chuyên nghiệp.

Xây dựng bộ nhận diện thương hiệu để gây dấu ấn với khách hàng. Ảnh: Penci AI - Tạo ảnh với vài từ mô tả

5.2 Thành phần cơ bản của thương hiệu

- Tên shop / thương hiệu: dễ nhớ, liên quan tới sản phẩm/tệp khách.

- Logo: đơn giản, dễ nhận diện.

- Slogan/tagline: một câu ngắn gọn mô tả lợi ích.

- Bộ màu và phông chữ chủ đạo: nhất quán trên ảnh, story, website.

- Giọng văn thương hiệu (tone): thân thiện, chuyên nghiệp, dí dỏm… tùy bạn chọn nhưng giữ cố định.

5.3 Hình ảnh sản phẩm

Chuẩn bị hình ảnh sản phẩm gồm 1 ảnh chính chụp góc chính diện và ảnh phụ chụp đầy đủ các góc của sản phẩm. Yêu cầu hình ảnh phải rõ nét, background sạch.

5.4 Content - Cấu trúc cơ bản cho bài đăng bán hàng

- Hook (mở đầu): câu mở thu hút.

- Value (gợi nhu cầu/lợi ích): trả lời “sản phẩm giải quyết vấn đề gì?”

- Proof (bằng chứng): feedback, review, số liệu.

- Offer (ưu đãi): giảm giá, combo, tặng quà.

- CTA (kêu gọi hành động): mua ngay/nhắn tin/đặt trước.

Áp dụng công thức AIDA/PAS/FAB tuỳ mục đích.

>> Xem thêm: Cách bán hàng online hiệu quả và công thức content giúp thu hút khách hàng

5.5 Lên lịch đăng bài và dàn đều các chủ đề mỗi tuần

- Lên lịch trước cho 1 - 2 tuần.

- Xoay vòng nội dung: sản phẩm, hậu trường, feedback, hướng dẫn, minigame.

- Tần suất: với người mới, 3 - 4 bài/tuần + 2 - 3 story/ngày là đủ.

5.6 Sử dụng công cụ hỗ trợ thiết kế online Penci

Dùng template có sẵn trên Penci để tiết kiệm thời gian (ví dụ: mẫu ảnh sản phẩm, banner sale). Penci cho phép thay ảnh, đổi chữ, xuất đúng kích thước nền tảng. Giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế hoặc tiết kiệm chi phí thuê thiết kế ngoài.

 

6. Chuẩn bị kênh bán hàng phù hợp

6.1 Các kênh bán hàng phổ biến và ưu/nhược điểm

- Facebook/Instagram: tốt cho thương hiệu, hỗ trợ hình ảnh và livestream; cần đầu tư content.

- TikTok: hiệu quả cho sản phẩm có khả năng viral; tối ưu video ngắn.

- Sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki): lượng traffic lớn, dễ có đơn nhưng cạnh tranh về giá và phí.

- Website/landing page: chuyên nghiệp, kiểm soát được khách hàng; cần đầu tư SEO/ads.

- Cửa hàng offline/market pop-up: tiếp xúc trực tiếp, xây dựng lòng tin; chi phí mặt bằng.

Mô phỏng các dạng kênh bán hàng phổ biến. Ảnh: Penci AI - Tạo hình ảnh nhanh

6.2 Chọn kênh bán hàng theo loại sản phẩm và ngân sách

- Sản phẩm visual (thời trang, decor): Instagram, TikTok Shop, Shopee, Lazada, Website.

- Sản phẩm giá rẻ, tần suất mua cao: Shopee, TikTok Shop, Facebook.

- Sản phẩm giá cao, cần niềm tin: Website, book KOL/KOC review.

6.3 Kỹ thuật bán trên từng kênh

- Shopee/Lazada: tối ưu title, ảnh, keyword; chương trình sàn; free shipping voucher.

- TikTok Shop: ưu tiên video 15 - 30s, sử dụng trend và có CTA rõ.

- Facebook: dùng group, livestream, chạy ads retargeting.

- Website: tích hợp payment, chat, chính sách đổi trả, SEO sản phẩm.

 

7. Chuẩn bị quy trình vận hành

7.1 Tại sao cần SOP (Standard Operating Procedures)

Quy trình vận hành giúp bạn duy trì chất lượng dịch vụ khi lượng đơn tăng. Khi có SOP, nhân viên có thể làm đúng, khách hàng có trải nghiệm ổn định.

Có quy trình vận hàng chuẩn sẽ giúp tối ưu thời gian làm việc và tận dụng tốt nguồn nhân lực. Ảnh: Penci AI

7.2 Các quy trình cơ bản cần có

Quy trình chốt đơn

- Thời gian phản hồi khách: tối đa 15 - 30 phút trong giờ làm.

- Xác nhận size, màu, phí ship, thời gian giao,...

- Hướng dẫn thanh toán và thông báo mã đơn.

Quy trình đóng gói

- Tiêu chuẩn đóng gói (bọc chống sốc, túi đẹp, kèm note).

- Kiểm tra sản phẩm trước đóng gói.

- In nhãn và mã vận đơn.

Quy trình giao hàng

- Chọn đối tác vận chuyển (tốc độ, chi phí, độ tin cậy).

- Chính sách ship nội tỉnh/ngoại tỉnh.

- Tracking và cập nhật trạng thái cho khách.

Quy trình đổi trả và bảo hành

- Thời hạn, điều kiện, chi phí.

- Giao diện xử lý minh bạch để giảm tranh cãi.

Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán

- Tin nhắn cảm ơn kèm hướng dẫn sử dụng.

- Hỏi feedback sau 3 - 7 ngày.

- Xử lý khiếu nại: thời gian giải quyết, bồi thường nếu cần.

7.3 Công cụ hỗ trợ vận hành

- Phần mềm quản lý đơn hàng (gom đơn từ nhiều kênh).

- In tem, máy in bill.

- Hệ thống lưu trữ đơn (Google Sheet/Notion/ERP nhỏ).

7.4 Lưu ý logistic (giao vận) cho người mới

- Đừng hứa giao trong 24h nếu logistics bạn chưa chắc.

- Chuẩn bị pack kit (bao bì, thùng, sticker) để đóng gói nhanh.

- Ghi nhận quy trình chuẩn bằng văn bản để training nhân viên khi cần.

 

8. Sử dụng công cụ để giảm công và tăng hiệu quả

Khi mới bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ thấy mọi thứ đều “ngốn” thời gian: từ thiết kế hình ảnh, viết content, quản lý đơn hàng, theo dõi chi phí cho đến chăm sóc khách hàng. Nếu cứ ôm hết bằng tay thì đúng kiểu vừa chạy xe vừa vá bánh. Vậy nên thay vì làm theo cảm tính, bạn nên chuẩn bị một bộ công cụ hỗ trợ cơ bản để giảm công việc lập lại, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Từ nhóm công cụ thiết kế, viết content, công cụ quản lý tài chính, quản lý bán hàng cho đến phần mềm giao hàng hay hệ thống chăm sóc khách hàng, mỗi nhóm đều giúp bạn làm việc bài bản hơn và vận hành trơn tru hơn. Mình xem đây như “bộ đồ nghề” mà bất kỳ người kinh doanh hiện đại nào cũng cần, dù là bán online nhỏ lẻ hay đang chuẩn bị mở rộng. Chi tiết từng nhóm công cụ, ưu nhược điểm và cách ứng dụng thực tế mình sẽ phân tích kỹ trong một bài khác để bạn dễ áp dụng hơn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ để giảm chi phí, tối ưu thời gian thực hiện công việc. Ảnh: Penci AI

>> Xem thêm: Các công cụ hỗ trợ người bán hàng giảm chi phí thuê nhân viên mà mang lại hiệu quả cao

 

9. Tâm lý và tư duy cần chuẩn bị trước khi bắt đầu

9.1 Tâm lý giữa kỳ vọng và hiện thực

- Đừng kỳ vọng “1 tháng thành triệu phú”. Hầu hết startup/hộ kinh doanh cần thời gian test, sai, sửa.

- Chuẩn bị cho những ngày doanh thu ảm đạm. Điều khác biệt giữa người dừng và người tiếp tục là khả năng học từ thất bại.

Xây dựng vững các tư duy về bán hàng để tạo lợi thế cạnh tranh, tạo sự khác biệt cho sản phẩm. Ảnh: Penci AI

9.2 Tư duy thử nghiệm (experimental mindset)

- Mỗi chiến dịch, product launch, creative là một thử nghiệm.

- Ghi nhận kết quả, học hỏi, lặp lại.

- Đặt giả thuyết và thử thực hiện thay vì tin tưởng cảm tính.

9.3 Tư duy thích ứng (adaptability)

- Thị trường thay đổi, xu hướng dịch chuyển, nền tảng thay đổi thuật toán.

- Người thắng là người thích nghi tốt, cần nắm bắt và thay đổi nhanh khi dữ liệu không khớp kỳ vọng.

9.4 Tư duy khách hàng (customer-centric)

- Luôn đặt khách hàng ở trung tâm. Giá trị bạn tạo cho khách = giá trị cho doanh nghiệp.

- Lắng nghe feedback, xử lý khiếu nại chuyên nghiệp.

9.5 Quản lý cảm xúc và burnout

- Kinh doanh dễ khiến bạn căng thẳng. Chia nhỏ công việc, đặt thời gian nghỉ.

- Nếu bạn quá stress, hiệu suất sẽ giảm, điều đó thiệt hại còn lớn hơn nghỉ ngơi đúng lúc.

9.6 Xây dựng kỷ luật và thói quen tốt

- Review doanh số & KPI hàng tuần.

- Mỗi sáng cần lên to-do list những việc cần làm.

- Học đều đặn (marketing, phân tích dữ liệu, quản lý).

 

Kết luận

Nếu bạn muốn việc lập kế hoạch kinh doanh, xây nội dung bán hàng và chuẩn bị hình ảnh trở nên đỡ “đau đầu” hơn, thì hãy để Penci đồng hành cùng bạn. Đây là công cụ thiết kế dành cho người Việt, giao diện kéo thả cực dễ dùng và có sẵn rất nhiều mẫu thiết kế miễn phí theo từng ngành nghề, từng dịp khuyến mãi, từng tỷ lệ ảnh chuẩn cho Facebook, Instagram, TikTok hay TMĐT. Bạn chỉ cần chọn mẫu, chỉnh nhanh vài chi tiết là đã có bộ hình chỉn chu để đăng ngay.

Không chỉ có thiết kế, Penci còn hỗ trợ viết content bằng AI. Bạn tải hình đã thiết kế lên, AI sẽ mô tả lại và viết nội dung bán hàng phù hợp với đúng sản phẩm bạn đang kinh doanh. Vậy nên nếu bạn không giỏi viết hoặc không có nhiều thời gian, công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá công sức mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.

Kinh doanh luôn đòi hỏi sự ổn định và liên tục. Và đôi khi, chỉ cần có một bộ công cụ phù hợp, bạn đã rút ngắn được rất nhiều bước. Nếu bạn đang bắt đầu, để Penci giúp bạn thấy mọi thứ nhẹ nhàng hơn thật sự.

Xem thêm:

- Thư viện mẫu thiết kế miễn phí của Penci, được tuỳ chỉnh online dễ dàng

- Tổng hợp các công cụ AI tạo hình ảnh, AI tạo content bán hàng giúp người bán tiết kiệm chi phí và thời gian

Penci - Thiết kế dễ dàng, đậm chất Việt