Cách viết, thiết kế thư mời sự kiện online vừa chuyên nghiệp vừa mang dấu ấn thương hiệu

Một bức thư mời sự kiện không chỉ là lời mời đơn thuần, mà còn là “tấm danh thiếp” đầu tiên thể hiện phong cách và hình ảnh thương hiệu của bạn. Viết sao cho chuyên nghiệp, thiết kế sao cho ấn tượng đó chính là chìa khóa để thu hút khách mời và tạo thiện cảm ngay từ ánh nhìn đầu tiên. Trong bài viết này, Penci sẽ hướng dẫn bạn cách viết,  thiết kế thư mời sự kiện vừa chuẩn mực vừa đậm dấu ấn thương hiệu, giúp mọi sự kiện trở nên đáng nhớ hơn.

1. Nghiên cứu kỹ về sự kiện

Nguồn ảnh: Penci AI tạo hình ảnh từ văn bản

Trước khi bắt tay vào viết thư mời, hãy tìm hiểu thật kỹ về nội dung, thông điệp và lợi ích của sự kiện để đảm bảo mọi thông tin bạn đưa ra đều chính xác và phù hợp với mục tiêu tổ chức. Một lá thư mời hiệu quả phải thể hiện được tinh thần của sự kiện, đồng thời chạm đúng nhu cầu, mối quan tâm của người nhận. Hãy đảm bảo rằng cách viết, cách thể hiện và ngôn ngữ trong thư mời sử dụng đều phù hợp với nhóm khách mời mà bạn hướng đến.

>> Bắt đầu: Thiết kế thư mời sự kiện online

 

2. Xác định đối tượng khách mời

Khách mời cần được xác định dựa trên quy mô và mục tiêu của sự kiện:

- Nếu là sự kiện nhỏ, mang tính cá nhân, khách mời có thể là người thân, bạn bè hoặc đối tác quen biết.

- Nếu là sự kiện nội bộ, đối tượng hướng đến là nhân viên hoặc cộng sự trong công ty.

- Với sự kiện lớn hơn, hướng ra cộng đồng hoặc khách hàng tiềm năng, nhóm khách mời sẽ bao gồm những người có quan tâm đến chủ đề hoặc sản phẩm của bạn.

Việc xác định đúng đối tượng giúp thư mời đi đúng trọng tâm, tăng tỷ lệ phản hồi tích cực.

>> Bắt đầu: Thiết kế thư mời sự kiện online

 

3. Chuẩn bị nội dung và lên bố cục thư mời

3.1 Xác định thông tin cần có trong thư mời

Trước khi viết, hãy xác định rõ thư mời cần truyền tải những gì. Một thư mời cơ bản thường bao gồm:

- Tên sự kiện

- Mục đích và nội dung chính của sự kiện

- Thời gian, địa điểm, lịch trình

- Thông tin liên hệ

Ngoài ra, bạn có thể thêm các phần nâng cao như:

- Lý do khách mời nên tham dự

- Lợi ích khi tham gia sự kiện

- Yêu cầu dành cho khách mời (như trang phục, công cụ chuẩn bị, v.v.)

Khi đã có đủ dữ liệu, bạn có thể chọn một bố cục hợp lý và khoa học để giúp người đọc dễ tiếp nhận thông tin. Một vài kiểu bố cục phổ biến gồm:

- Theo thời gian: mở đầu bằng thời gian, địa điểm, sau đó đến nội dung, mục tiêu và lời mời.

- Theo nội dung: bắt đầu từ chủ đề, mục tiêu sự kiện, rồi mới đến thời gian, địa điểm, quyền lợi của người tham dự.

Nguồn ảnh: Penci AI tạo hình ảnh từ văn bản

 

3.2 Lập bố cục chi tiết cho thư mời

Khi lập kế hoạch bố cục, cần cân nhắc các yếu tố sau:

- Kích thước & định dạng: phù hợp với cách gửi. Nếu gửi email, dùng file PDF/Word; nếu gửi bưu điện, chọn khổ A4/A5 để dễ in.

- Phông chữ & màu sắc: chọn font và tone màu phù hợp với tinh thần sự kiện. Sự kiện trang trọng nên dùng font Serif, tone trầm; sự kiện trẻ trung nên chọn font Sans Serif, tone sáng.

- Hình ảnh minh hoạ: chọn hình phù hợp với chủ đề, giúp người đọc dễ hình dung hơn về sự kiện.

- Các yếu tố bổ trợ: logo thương hiệu, thông tin liên hệ, mã QR dẫn đến form đăng ký hoặc landing page.

Lưu ý:

- Giữ nội dung ngắn gọn, rõ ràng, tránh lan man.

- Giữ ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp.

- Hạn chế chèn quá nhiều hình ảnh hoặc chi tiết rườm rà.

- Gửi thư mời sớm để khách có thời gian chuẩn bị.

>> Bắt đầu: Thiết kế thư mời sự kiện online

 

4. Cách viết thư mời chi tiết và hướng dẫn từng bước

Mỗi loại thư mời sự kiện có ngôn ngữ và bố cục khác nhau, nhưng để gây thu hút và tăng tỷ lệ tham dự, bạn nên theo quy trình sau.

Bước 1: Xác định thông tin cốt lõi cần có trong thư mời

Trước khi viết, liệt kê rõ ràng các thông tin bắt buộc. Việc này giúp thư mời ngắn gọn, không thiếu gì và dễ hiểu.

Thông tin bắt buộc phải có:

- Tên sự kiện: Viết rõ, ngắn, mô tả nội dung (ví dụ: “Hội thảo chuyên ngành AI”).

- Thời gian & địa điểm: Ghi ngày, giờ bắt đầu/kết thúc; địa chỉ đầy đủ và chỉ dẫn (nếu cần ghi chỗ đỗ xe, lối vào).

- Nội dung và mục đích: Tóm tắt mục tiêu sự kiện trong 1 đến 2 câu (không lan man).

- Lợi ích cho khách mời: Nêu rõ họ được gì như kiến thức, quà, networking, chứng nhận,… (lý do để họ bỏ thời gian).

- Thông tin liên hệ / Cách đăng ký: Email, số điện thoại, link đăng ký hoặc mã QR.

Mẹo: Dùng bullet/box để làm nổi bật thời gian/địa điểm và CTA (đăng ký), khách rất hay quét ngang tìm 2 thứ này đầu tiên.

 

Bước 2: Chọn ngôn ngữ và phong cách phù hợp

Phong cách quyết định cảm xúc khách nhận: trang trọng, thân thiện, hay trẻ trung sáng tạo.

- Trang trọng: dùng câu hoàn chỉnh, kính ngữ, font serif. Dành cho hội thảo, lễ trao giải, khách VIP.

- Thân thiện / startup / cộng đồng: giọng gần gũi, ngắn gọn, có emoji/hashtag nếu phù hợp.

- Sáng tạo / nghệ thuật: chơi chữ, dẫn dắt cảm xúc, hình ảnh bắt mắt.

Mẹo thực tế: trước khi chốt, test 2 phiên bản (formal và casual) gửi cho 2 đồng nghiệp đại diện khán giả mục tiêu để xem phản ứng.

>> Bắt đầu: Thiết kế thư mời sự kiện online

 

Bước 3: Chọn mẫu thiết kế trong thư viện Penci

Truy cập thư viện mẫu thư mời sự kiện của Penci để chọn layout phù hợp: phong cách, tông màu, kích thước. Tùy chỉnh mẫu có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giữ tính nhất quán thương hiệu, có sẵn các vị trí cho logo, QR, nội dung chính.

Thư viện mẫu Penci đa dạng, nhiều phong cách thiệp mời

Mẹo: chọn mẫu có vùng dành cho CTA rõ ràng và bố cục responsive nếu dùng cho email/landing page.

 

Bước 4: Thay nội dung soạn sẵn vào mẫu

Khi đã có mẫu, copy - paste nội dung bạn đã soạn vào, nhưng chỉnh để phù hợp bố cục. Dưới đây là thứ tự và lưu ý trình bày:

- Tiêu đề / Tên sự kiện (dễ nhìn nhất).

- Thông tin chính: thời gian, địa điểm, lịch trình tóm tắt.

- Nội dung và mục tiêu: bằng bullet, dễ quét.

- Lợi ích & giá trị thực tế: 3 đến 4 mục ngắn.

- Lời mời chính thức hoặc CTA rõ ràng: “Đăng ký ngay” và kèm link/mã QR.

- Thông tin liên hệ & ghi chú: dresscode, phí, yêu cầu đặc biệt.

- Thiết kế thương hiệu: gắn logo, đổi màu chủ đạo theo màu sắc thương hiệu, giữ khoảng trắng hợp lý để tăng tính chuyên nghiệp.

- Ngôn ngữ và độ dài: cần trình bày ngắn gọn, tối đa 300 - 400 chữ, để người đọc không bị quá tải.

Giao diện  thiết kế thư mời trực quan

Mẹo câu chữ:

- Viết ở ngôi thứ hai (Bạn hoặc Quý vị) để cá nhân hoá.

- Tránh thuật ngữ chuyên môn rườm rà nếu đối tượng là công chúng.

- Thêm deadline đăng ký để thúc đẩy hành động.

>> Bắt đầu: Thiết kế thư mời sự kiện online

 

Bước 5: Tải xuống và gửi thư mời

- Thời gian gửi: ít nhất 2 tuần trước cho sự kiện thường; với khách VIP hoặc sự kiện quốc tế, gửi 4 - 6 tuần trước.

- Định dạng file: PDF (email/inbox), PNG/JPEG (social), in A5/A4 (bưu chính). Đảm bảo file nén đủ nhẹ cho email.

Tải thiết kế xuống miễn phí

Theo dõi phản hồi: dùng form/landing để track RSVP, phân loại khách (đã xác nhận / phân vân / từ chối) và gửi nhắc lịch (reminder) 3 - 5 ngày trước.

>> Bắt đầu: Thiết kế thư mời sự kiện online

Penci - Thiết kế dễ dàng, đậm chất Việt